Meetings sind in den Unternehmen Alltag. Doch manchmal ziehen sie sich in die Länge und werden somit zum echten Zeitfresser.
Stuttgart - Die Situation kennt jeder, Vorgesetzte gleichermaßen wie ihre Mitarbeiter: Es wird diskutiert, man wiederholt sich – durch unproduktive Besprechungen geht unnötig viel Arbeitszeit verloren. Deshalb haben viele Leute Horror vor solchen unstrukturierten Zusammenkünften, weil sie schon von vorneherein wissen, wie es voraussichtlich ausgehen wird. Deshalb versucht jeder zehnte Deutsche, Mitarbeiterrunden und Besprechungen im Büro bereits im Vorfeld zu vermeiden, wie eine vor Kurzem veröffentlichte Umfrage der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) im Auftrag des Rewe-Lieferservice ergab. Jeder dritte Arbeitnehmer hofft demnach, wenn sich der Termin schon nicht umgehen lässt, dass das Meeting schnell vorbeigeht.
Dem Organisationsexperten Dimeyen Ebong vom Beratungsunternehmen Bain & Company ist Folgendes aufgefallen: „Oftmals arbeiten die Mitarbeiter während des Meetings an anderen Dingen, zum Beispiel an ihren E-Mails, weil sie versuchen, diese als unproduktiv empfundene Zeit zu nutzen. Das macht ein Meeting dann noch weniger produktiv.“
Und der Geschäftsführer der Personalberatung Division One, Björn Knothe, sieht noch weitere Gründe, warum die Lust auf Besprechungen bei vielen Mitarbeitern nicht gerade groß ist: weil kein Austausch auf Augenhöhe stattfinde. Schließlich führten passive Vorträge zu Unaufmerksamkeit und Langeweile. Häufig würden Teilnehmern die Ergebnisse aus dem Meeting vorenthalten oder sie würden nicht gefordert oder miteinbezogen. Und laut Knothe führt auch folgender Umstand dazu, dass sich die Besprechung nicht als besonders effektiv erweist: „Weil Meetings oft mitten im Tag stattfinden und so die Mitarbeiter aus ihrer Arbeit reißen.“ Einmal angelaufen, wollen es die Deutschen laut GfK-Studie dann aber ganz genau wissen: Immerhin geben sich rund 40 Prozent der Teilnehmer erst zufrieden, wenn wirklich keine Fragen mehr offen sind.
Für eine erfolgreiche Zusammenkunft ist ein festes Zeitbudget notwendig. Knothe sagt: „Ein klar vorgegebener Zeithorizont ist sehr wichtig, weil er dem Meeting einen Rahmen und den Teilnehmern eine Vorstellung gibt, wie ausführlich man sich auf das Meeting vorbereiten sollte und wie viel Zeit es beansprucht. Wird ein Zeitbudget festgelegt, sollte es auch unbedingt eingehalten werden.“ Und Bain-Partner Ebong stellt folgende Rechnung auf: Die Arbeitszeit für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Treffens, zum Beispiel von drei Stunden, multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmer, zum Beispiel zwölf Personen, und dem durchschnittlichen Personalkostensatz von zum Beispiel 100 Euro pro Stunde ergebe Kosten von 3600 Euro für das Meeting. „Wir haben für einen Kunden ermittelt, dass bis zu 300 000 Arbeitsstunden investiert werden, um die wöchentlichen Vorstandssitzungen vorzubereiten. Das entspräche einem hohen zweistelligen Millionenbetrag.“
Manchmal werden zu den Konferenzen auch zu viele Personen eingeladen. Knothe betont: „Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete.“ Deshalb sollten wichtige Dokumente und Informationen vorab per E-Mail an die Teilnehmer geschickt werden, damit diese vorbereitet kommen. Aber oft sind die Teilnehmer der Veranstaltungen auch mit ihren Gedanken ganz woanders: Die Aufmerksamkeit nur knapp jedes Fünften ist während eines Meetings beim Thema des Treffens, wie die GfK-Studie weiter ermittelt hat.
Beispielsweise analysieren sie stattdessen die Mimik und Gestik ihrer Kollegen. Führungskräfte haben daher eine besondere Verantwortung für einen effizienten Ablauf. Sie müssten sicherstellen, dass die vereinbarten Meeting-Grundsätze im Unternehmen eingehalten werden, sagt Ebong. „Überdies sollten sie den Sinn und Zweck jedes Meetings kritisch hinterfragen und dabei die hohen Kosten im Blick behalten.“ Und die Vorgesetzten müssten akzeptieren, dass nicht alle Anwesenden jede Detailfrage beantworten können. Das führe, so der Bain-Partner, in der Praxis dazu, dass Mitarbeiter weitere Kollegen ins Meeting mitbrächten, um allzeit aussagefähig zu sein. „Nicht zuletzt steigern Videokonferenzen die Meetingeffizienz gegenüber Telefonkonferenzen, weil die Kommunikation besser funktioniert, und gegenüber physischen Meetings, für die Reisekosten anfallen.“
Ebong verweist zugleich darauf, dass auch die Organisation eines Unternehmens die Anzahl der Besprechungen mitbestimmt. „Große Unternehmen haben zahlreiche Schnittstellen, an denen Meetings eine wichtige Koordinationsfunktion haben. Vieles kann nur entschieden werden, wenn die Vertreter von Kunden, Regionen, Funktionen und Projekten an einem Tisch sitzen. Das ist so lange unvermeidlich, wie Unternehmen komplexe Strategien verfolgen, die ebenso komplexe Strukturen erfordern.“ Eine Vereinfachung verlange eine klarere Strategie und mehr Fokus. Das sei ein wesentlicher Grund, warum sich aktuell einige Konzerne aufspalten. „Die kleineren, fokussierten Einheiten können einfacher organisiert werden, mit weniger Schnittstellen – und weniger Meetings“, ist der Organisationsexperte überzeugt.
Für weniger Besprechungen sorgt laut Knothe, wenn ein guter Informationsfluss abteilungs- und hierarchieübergreifend organisiert wird. Protokolle und Ergebnispräsentationen sollten demnach intern weitergeleitet werden. Oder kleinere Themen via E-Mail oder am Telefon besprochen werden. Für sich genommen alles Selbstverständlichkeiten. Aber in Zeiten von komplexen Strukturen müssen die Verantwortlichen wohl immer mal wieder daran erinnert werden.
E-Mail-Flut Besprechungen kosten wertvolle Arbeitszeit. Nach einer vor Jahren veröffentlichten Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company, in der das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht wurde, erhalten Führungskräfte im Schnitt 30 000 E-Mails pro Jahr. In den 1970er Jahren mussten sie sich mit gerade mal 1000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Topmanager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden. Arbeitszeit Rund 15 Prozent der Arbeitszeit der ganzen Belegschaft entfallen auf Meetings. Zeit wird wie keine andere Ressource verschwendet. Die wenigsten Firmen haben Strukturen, mit denen sich quantifizieren lässt, womit Management und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.
