Die Ausländerbehörde in Filderstadt wird ihre Tausenden Akten digitalisieren. Das ist zum einen praktischer, hat zum anderen aber auch mit der Statik des uralten Gebäudes zu tun.
Digitale Unterlagen haben in einer Stadtverwaltung so viele Vorteile. Akten sind leichter zu finden und zu aktualisieren, können auch aus dem Homeoffice aufgerufen werden, und sie können beispielsweise nach einer Verjährung automatisch gelöscht werden. Die Handhabung ist viel unkomplizierter, Filderstadt ist deswegen mittendrin in der Umstellung von Papier aufs Elektronische, entsprechend der Digitalisierungsstrategie „Zukunftskommune Filderst@dt 4.0“. „Peu à peu“ wird umgestellt, sagt Marcel Launer, der Leiter des Haupt- und Personalamts.
Besteht die Gefahr, dass das Haus Schaden nimmt?
Die Bauverwaltung hat bereits begonnen, ihre Akten scannen zu lassen, nach einem Beschluss, der jüngst im Verwaltungsausschuss gefällt wurde, soll nun die Ausländerbehörde nachziehen. Warum gerade diese Abteilung? Dort ist der Bedarf besonders groß, unter anderem, weil seit Anfang dieses Jahres die Aktenübergabe an Gerichte nur noch in digitaler Form funktioniert. Und weil die Räume an der Rosenstraße nicht viel mehr Gewicht durch die Akten vertragen. Wörtlich stand in der Vorlage der Verwaltung: „Weitere Lasten hätten auch Auswirkungen auf die Statik des historischen Gebäudes.“
Besteht die Gefahr, dass das Haus Schaden nimmt oder gar in sich zusammenbricht? Nein, sagt Marcel Launer. „Wir haben definitiv kein statisches Problem“, betont er. Er spricht von einer „üblichen Vorkehrungsmaßnahme“. Untergebracht ist die Ausländerbehörde im alten Rathaus von Bernhausen. Es stammt aus dem Jahr 1616, renoviert wurde es Anfang der 1980er. Der Leiter des Haupt- und Personalamtserklärt: Das Fachwerkhaus ist in einem sehr guten Zustand, die Räume sind aber klein.
Eigentlich müsste man das Gewicht besser verteilen
Durch die vollen Aktenschränke entstünden starke Punktbelastungen. „Das muss man grundsätzlich vermeiden, vor allem bei jahrhundertealten Gebäuden“, sagt er. Sprich: Eigentlich müsste man das Gewicht besser verteilen, das geht durch die Beschaffenheit des Hauses aber nicht. In dem sind noch weitere Behörden untergebracht, etwa das Standesamt. „Wir können die Ausländerakten nicht schön im Haus verteilen“, sagt Marcel Launer. Zumal: Durch einen steigenden Ausländeranteil in der Bevölkerung steigt auch die Zahl der Akten. Schon jetzt stehen volle Regale auf zwei Etagen. „Wir stellen sie entlang der tragenden Wände auf“, sagt der Ordnungsamtsleiter Jan-Stefan Blessing.
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Nicht alle schweren Dinge in eine Ecke stellen, darauf muss man in jedem Gebäude achten. Marcel Launer betont: Es gibt Richtwerte, „und da achtet unser Hochbauamt auch drauf“. Demnach solle die Belastung bei Wohnungen nicht zwei Kilonewton pro Quadratmeter übersteigen, bei Bürogebäuden drei. Eine höhere Last dürften Büchereien oder Läden haben. Dort seien fünf Kilonewton und mehr pro Quadratmeter möglich. Dass man in puncto Lasten akut an Grenzen stößt, das gibt es laut Marcel Launer in anderen städtischen Gebäuden nicht. „Das gibt es auch in der Ausländerbehörde nicht“, sagt er, aber dort sollte es auch nicht mehr werden, stellt er klar.
Dadurch, dass Aktenschränke verschwinden werden, wird mehr Platz frei. Marcel Launer sagt, man wolle mehr Schalter installieren. Die Digitalisierung der Akten wird allerdings arbeitsintensiv und teuer. Die Verwaltung geht von Kosten von mehr als 100 000 Euro aus. Ein leistungsfähiger Scanner muss gekauft werden, außerdem soll eine befristete 100-Prozent-Stelle geschaffen werden. Etwa 6000 Akten laufender Fälle und 4000 Akten aufzubewahrender abgeschlossener Fälle müssen umgewandelt werden. Pro Akte kann durchschnittlich von rund 200 Seiten ausgegangen werden.