Buchhaltung Welche Unterlagen man aufbewahren sollte

Kontoauszüge muss man nicht als Ausdruck aufbewahren, es genügt auch eine PDF. Foto: Gottfried Stoppel
Kontoauszüge muss man nicht als Ausdruck aufbewahren, es genügt auch eine PDF. Foto: Gottfried Stoppel

Für Verträge, Rechnungen oder Kontoauszüge gelten unterschiedliche Regeln

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Stuttgart - Zu Jahresanfang stellt sich die Frage nach Aufbewahrungsfristen: Welche Belege können weggeworfen werden, welche nicht? Fristen sind vor allem wichtig wegen der Verjährung. Verjährung bedeutet, dass ein Rechtsanspruch nicht mehr durchgesetzt werden kann. Die Verjährungsfrist beträgt normalerweise drei Jahre und beginnt zum Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Ende 2018 sind also Ansprüche verjährt, die 2015 entstanden sind. Oder anders ausgedrückt: Die Belege dazu können 2019 weggeworfen werden.

Kontoauszüge

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen und anderen Bankbelegen gibt es für Privatpersonen anders als für Unternehmen nur in Ausnahmefällen. So besteht bei positiven Einkünften von mehr als 500 000 Euro im Jahr eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren. Eine häufig gestellte Frage ist, ob Kontoauszüge als PDF im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis gelten. Das Bundesfinanzministerium hat den Finanzämtern hierzu schon im 2006 eine klare Anweisung erteilt (IVA7 – S 0317 – 4/05): Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt.

Kassenbelege

Beim Kauf von Verbrauchsgütern – etwa Möbel, Kameras oder Fernsehgeräte – beträgt die Gewährleistungsfrist zwei Jahre ab Übergabe. Im Falle eines Mangels benötigt man zur Reklamation einen Nachweis darüber, wann und wo die Sache gekauft wurde, am besten einen Kassenbon. Deshalb sind in diesem Fall die Belege mindestens jene zwei Jahre aufzubewahren. Sofern der Hausrat in einer Hausratversicherung abgedeckt ist, sollten die Belege über die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden.

Handwerkerrechnungen

Bei Handwerkerrechnungen gilt ebenfalls die allgemeine Verjährungsfrist. Diese sind also mindestens drei Jahre aufzubewahren. Für Eigentümer gilt, dass alle Handwerkerrechnungen, die Leistungen beinhalten, die mit dem Bauwerk verbunden sind, fünf Jahre sicherzustellen sind. Bei Bauwerken gilt eine fünfjährige Verjährung. Dabei geht es aber nicht um die Finanzen des Kunden, sondern das Finanzamt will kontrollieren können, ob ein Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Die Frist beginnt, zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen.

Auftraggeber von Handwerkerleistungen an Haus oder Grundstück sind beispielsweise nach Paragraf14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes deshalb verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung.

Versicherungsscheine

Policen von Versicherungen (Versicherungsscheine), die noch laufen, sind ohnehin abzuheften. Wichtig ist, den Versicherungsschein, die Versicherungsbedingungen und Nachträge aufzubewahren. Das Gleiche gilt für Rentenauskünfte und Sozialversicherungsnachweise.

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