„Normalerweise funktioniert das hier alles sofort“, sagt Grund. Wer die Pläne seines Hauses sehen will, weist sich als Eigentümer aus und bekommt die Bauakte mit sämtlichen Unterlagen, Urkunden und Plänen in die Hand. „Zur Zeit müssen wir Menschen abweisen, da wir an manche Straßenzüge schlicht nicht herankommen“, sagt Grund und nennt ein Beispiel: „Ein Hausbesitzer wollte den Bauplänen seines Hauses entnehmen, wo in seinem Keller die kaputte Abwasserleitung verläuft“, erklärt der stellvertretende Amtsleiter. Doch da die Akte des Hauses in einem der defekten Geräte feststeckt, musste der Mann statt einer kleinen Stelle im Untergeschoss den gesamten Estrich herausreißen, um das Leck in der Leitung zu finden. Rainer Grund und seine Kollegen hoffen, dass die Stadträte sie aus ihrer Not befreien: „Es geht darum, den Kollaps zu vermeiden“, sagt er. Akten lagern derzeit teils auf dem Fußboden, teils auf Festerbänken. „Die sind zwar nach Stadtteilen sortiert, doch das ist kein Dauerzustand“, sagt er.

 

Fällt die Entscheidung im Sinne der Amtsleitung, werden in einem ersten Schritt rund 1000 Meter Akten ausgelagert. „Darüber wollen wir schon in der kommenden Woche mit einer Spezialfirma verhandeln“, sagt Grund. Bei einer Anfrage sollen die Akten dann innerhalb eines Tages im Amt zur Verfügung stehen. „Das ist zwar schlechter als die sofortige Einsicht, die wir bislang anbieten konnten, aber deutlich besser, als gar nicht an die Unterlagen zu kommen“, so Grund. Zeitgleich will man die in den Paternostern gefangenen Papiermassen Stück für Stück bergen.

Neue Stellen schaffen

In einem dritten Schritt sollen die Dokumente digitalisiert werden. Der Auftrag dafür soll an einen privaten Anbieter vergeben werden. „Wir haben die Grenze unserer Lagerkapazität erreicht“, erklärt der stellvertretende Amtsleiter. „Und in den nächsten Jahren werden noch mindestens 100 Meter Akten auf uns zukommen.“ Alle abgeschlossenen Bauprojekte landen in Aktenform beim Amt. Großprojekte wie die Einkaufszentren Gerber und Milaneo oder die Bibliothek nehmen schnell einige Meter in den Regalen des Amtes ein.

Für Digitalisierung, Auslagern der Akten und Verschrottung alter Paternoster ist in der Gemeinderatsdrucksache eine Summe von knapp drei Millionen Euro veranschlagt. Zusätzlich sollen dem Amt neue Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. 9,87 Personalstellen sollen geschaffen werden, 6,12 unbefristet. „Wegen personeller Probleme hat das Bearbeiten von Anträgen teilweise sehr lange gedauert“, räumt Rainer Grund ein, „da sind wir gerade dabei, langsam aufzuholen.“

Neue Stellen schaffen

In einem dritten Schritt sollen die Dokumente digitalisiert werden. Der Auftrag dafür soll an einen privaten Anbieter vergeben werden. „Wir haben die Grenze unserer Lagerkapazität erreicht“, erklärt der stellvertretende Amtsleiter. „Und in den nächsten Jahren werden noch mindestens 100 Meter Akten auf uns zukommen.“ Alle abgeschlossenen Bauprojekte landen in Aktenform beim Amt. Großprojekte wie die Einkaufszentren Gerber und Milaneo oder die Bibliothek nehmen schnell einige Meter in den Regalen des Amtes ein.

Für Digitalisierung, Auslagern der Akten und Verschrottung alter Paternoster ist in der Gemeinderatsdrucksache eine Summe von knapp drei Millionen Euro veranschlagt. Zusätzlich sollen dem Amt neue Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. 9,87 Personalstellen sollen geschaffen werden, 6,12 unbefristet. „Wegen personeller Probleme hat das Bearbeiten von Anträgen teilweise sehr lange gedauert“, räumt Rainer Grund ein, „da sind wir gerade dabei, langsam aufzuholen.“

Einige der antiken Paternoster werden dem Amt im Übrigen nach der Digitalisierung erhalten bleiben. „Urkunden und Pläne werden wir auch in Zukunft in Papierform lagern“, sagt Grund.