Datenauswertung im Rechnungswesen IT-gestützte Kostenplanung statt Hellseherei

Von Prof. Dr. Ralf Gerhards – Lesedauer: 5 Minuten  

Industrie 4.0 ist im internen und externen Rechnungswesen angekommen. Um im Wettbewerb bestehen zu können, muss die Datenflut genutzt und als Wettbewerbsvorteil ausgeschöpft werden. Für Fachpersonal im Accounting und Controlling besteht daher erheblicher Weiterbildungsbedarf. Sie müssen wissen, welche digitalen Hilfen es gibt und wie sie unternehmensübergreifend funktionieren.

Datenflut verstehen und auswerten   Foto: fotoliaxrender/Fotolia
Datenflut verstehen und auswerten Foto: fotoliaxrender/Fotolia

Die Digitalisierung zu fördern und Deutschland zumindest in Europa zum Vorreiter der Digitalisierung weiterzuentwickeln, war im Rahmen der Koalitionsverhandlungen zwischen CDU und SPD eines der weniger strittigen Themen.

Dass dies nicht mit dem Ausbau von schnellem Internet sein Bewenden hat, zeigen digitale Innovationen wie „Internet of Things“ (sich aufeinander abstimmende Maschinen) oder „Smart Grid“ (automatisch auf den Verbrauch abgestimmte Stromnetze). Da es um die nun mögliche intelligente Vernetzung von Produktentwicklung, Produktion, Logistik und Kunde geht, ändern diese Innovationen, durchaus revolutionär, bisherige Geschäftsprozesse in Unternehmen. Auch das betriebliche Rechnungswesen ist davon betroffen. In diesem zentralen Informationssystem in Unternehmen fallen noch mehr Daten an, die Controller und Accountants zur Verbesserung der Unternehmenssteuerung nutzen können. Mit der gezielten Auswertung dieser Daten der Informationstechnologie (IT) können Unternehmen versuchen, die Unsicherheit, die jeder Zukunft inne wohnt, zu reduzieren und für Situationen sicherer vorauszuplanen.

Nach einer aktuellen Studie von Kreher und Gundel „Digitalisierung des Rechnungswesens – Gegenwart und Zukunft“ bringt die Digitalisierung einen starken Bedeutungszuwachs mit sich für eine papierlose Buchhaltung, die Homogenität der IT-Systeme, das Management der Datenqualität, die Schnittstellen zu externen Systemen sowie die Prozessautomatisierung. Doch welche IT unterstützt dabei? Welche Hilfen sind bereits so ausgereift, dass sich die Fachabteilungen darauf verlassen können? Und welche Anwendungsgebiete ergeben sich konkret?

Kenntnis über die verschiedenen Systeme und Verständnis für ihre innerbetrieblichen Zusammenhänge eröffnen Fachleuten im Rechnungswesen ganz neue Möglichkeiten. Der Duale Master in Business Management in der Studienrichtung Accounting, Controlling und Steuern ist eine Möglichkeit, um sich auf diesem Gebiet berufsbegleitend und berufsintegrierend weiterzubilden.

IT-Helfer für die Ressourcenplanung

Schon jetzt ermöglichen sogenannte In-Memory-Datenbanken eine schnelle Verarbeitung von Massendaten, insbesondere in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), also in IT-Systemen, in denen Kerngeschäftsprozesse abgebildet werden. Sowohl im internen Rechnungswesen (zum Beispiel in der Kostenträgerzeitrechnung) als auch im externen Rechnungswesen (zum Beispiel bei Abschreibungsläufen) können Transaktionen, welche stark die Systemkapazitäten beanspruchen, jetzt ohne Störung des laufenden Systembetriebs online angestoßen werden. Es besteht nicht mehr die Notwendigkeit, diese Vorgänge in Zeiten zu verlegen, in denen die Systeme wenig genutzt werden.

Auch in analytischen Systemen (Business Intelligence-Systeme, auch OLAP-Systeme) ermöglicht es die IT nunmehr, Massendaten jedweden Ursprungs und Datentyps selektiv auszuwerten und nach Verhaltensmustern zu analysieren. Dies kann bei Plausibilitätsprüfungen beginnen (zum Beispiel bei der Prüfung von Lieferantenzahlungen auf vorher erstellte Lieferantenrechnungen) und bei der Auswertung von Wetterinformationen zur Prognose des Absatzes enden (Anwendung von Simulationsmodellen).

Neben ERP- und OLAP-Systemen spielen immer häufiger SEM-Systeme (Strategic Enterprise Management) eine Rolle: Wenn Unternehmen mit Massendaten Budgetierungs- und Planungsszenarien durchspielen, Datenübersichten (Dashboards) erstellen oder aber die Konsolidierung für den Konzernabschluss durchführen.

Automatisierte Routine – Zeit für Sonderfälle

Die Digitalisierung des externen Rechnungswesens wird darüber hinaus Konsequenzen haben für die Wirtschaftsprüfung. Routinearbeiten, etwa die Prüfung von Saldenlisten, können automatisiert erfolgen, so dass sich die Wirtschaftsprüfung auf Sonderfälle konzentrieren kann. Fehler im Jahresabschluss oder Betrugsgeschehen können die IT-Systeme automatisiert identifizieren, beispielsweise indem sie unternehmensbezogene Daten mit Daten aus anderen Systemen (insbesondere Social Media Daten und Daten von Auskunftsdateien) verknüpfen und auswerten.

Unerwartete Korrelationen können auf ein abschlussbezogenes Risiko hinweisen. Mithin erhofft sich die Wirtschaft mit der Digitalisierung insbesondere einen Anstieg der Prüfungsqualität und eine Reduktion der Erwartungslücke. Kurzum: Auch das Berufsbild der Wirtschaftsprüferin und des Wirtschaftsprüfers ändert sich, und es wird ein hoher Qualifikationsbedarf prognostiziert, um den digitalen Anforderungen Rechnung tragen zu können.

„Investitionen in Trainings, insbesondere in den Bereichen Mustererkennung und Bewertung von Anomalien“ lautet dann auch eine der sechs zentralen Herausforderungen, die die Arbeitsgruppe "Data Analytics Working Group (DAWG)" identifiziert hat. Der IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board) hat sie für das Themenfeld der Digitalisierung in der Abschlussprüfung eingesetzt. Die anderen fünf identifizierten Herausforderungen sind gesetzliche und regulatorische Herausforderungen, Anforderungen an die Überwachungsorgane, Herstellung der Verlässlichkeit interner Daten, Verlässlichkeit externer Daten und Fragen der Risikomessung.

Verständnis für innerbetrieblichen Datenfluss

Die Nutzung der IT im internen und externen Rechnungswesen bedingt ein fundiertes Wissen über die Funktionsweise der entsprechenden IT-Systeme. Dabei reicht es nicht aus, sich nur im Rechnungswesen auszukennen. Schließlich werden Geschäftsprozesse vielfach aus anderen Modulen angestoßen, die zu Daten im Rechnungswesen führen. So findet beispielsweise die Verbuchung eines Warenausgangs für Verbrauchsmaterial in der Materialwirtschaft statt und führt zugleich sowohl zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung als auch zur Verbuchung in der Kosten- und Leistungsrechnung.

Der integrative Zusammenhang der einzelnen betrieblichen Bereiche und der dadurch begründete Datenfluss muss verstanden werden, um sie letztlich auch selektiv auswerten zu können. Kenntnisse der Zusammenhänge von ERP-Systemen zu analytischen Systemen erleichtern den Blick auf alle Möglichkeiten eines unternehmensweiten Berichtswesens.

Um mit der Digitalisierung im Rechnungswesen Schritt zu halten, bietet sich eine akademische Weiterqualifizierung an. Der Duale Master in Business Management in der Studienrichtung Accounting, Controlling und Steuern setzt hier an – und ermöglicht es gleichzeitig regulär weiterzuarbeiten, aktuelle Herausforderungen in das Studium einzubringen und theoretisches Wissen direkt für den eigenen Arbeitgeber umzusetzen.


Autor

Prof. Dr. Ralf Gerhards

Dozent am Center for Advanced Studies der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW CAS)

Professor der DHBW Mannheim im Studiengang Accounting & Controlling