Wer arbeitet alles in einem Hotel? Wir stellen einige Berufe vor. Heute: Direktionsassistentin. Mit Hotelgästen kommt diese wenig in Berührung, dafür umso mehr mit den rund 90 Kollegen.
Stuttgart-Weilimdorf - Wenn Natalie Kaiser Urlaub im Hotel macht, wirft sie einen genauen Blick auf die Arbeit der Kollegen. Wie gut funktionieren die Abläufe? Werden die Bedürfnisse der Hotelgäste wahrgenommen? „Man ist zwar in manchem kritischer, aber in manchen Dingen auch geerdeter und kann verstehen, dass gerade viel los ist“, sagt die 26-Jährige.
Seit Februar arbeitet die gelernte Hotel- und Personaldienstleistungskauffrau als Direktionsassistentin in der Hotelkette Holiday Inn im Weilimdorfer Gewerbegebiet. Nebenbei absolvierte sie ein Fernstudium im Fach Hotelbetriebswirtschaft. Dass sie im Hotelgewerbe arbeiten möchte, stand für Natalie Kaiser schon früh fest. Bereits im Alter von zwölf Jahren machte sie ein einwöchiges Schülerpraktikum in der Hotellerie. „Ich wollte nie was anderes machen“, sagt sie. Ihre Eltern hätten ihr ermöglicht, als Kind und Jugendliche in viele Länder zu reisen.
Sie prüft eingehende Bewerbungen
Als Direktionsassistentin arbeitet Natalie Kaiser im administrativen Bereich des Hauses. Mit Hotelgästen kommt sie wenig in Berührung, dafür umso mehr mit den rund 90 Kollegen. Für sie ist sie Ansprechpartnerin, wenn es Fragen oder Probleme gibt. Zu ihren Aufgaben gehört unter anderem, die Dienstpläne für die 25 Auszubildenden zu erstellen und mit den Abteilungsleitern abzustimmen. Hin und wieder organisiert sie Ausfahrten mit den Auszubildenden, bei denen andere Hotels angeschaut werden. Außerdem dokumentiert sie die Überstunden, die alle Mitarbeiter ansammeln. Einmal im Monat wird deren Lohnabrechnung fällig.
Ein weiterer Aufgabenbereich der Direktionsassistentin sind die Bewerbungsverfahren. Natalie Kaiser erledigt die Korrespondenz, das heißt, sie prüft eingehende Bewerbungen, leitet gelungene Anschreiben an die Abteilungsleiter weiter und verschickt Einladungen zu Vorstellungsgesprächen. Bei diesen ist sie selbst anwesend. „Es geht uns dabei um die Persönlichkeit der Bewerber und ob derjenige in unser Team passt“, sagt Kaiser. „Außerdem versuchen wir festzustellen, ob jemand den Job wirklich will.“ Das Zusagen und auch das Absagen gehört ebenso zu den Aufgaben, die auf dem Schreibtisch der Direktionsassistentin landen.
Das Arbeiten am Wochenende gehört mit dazu
Was im Hotelgewerbe nicht ausbleibt, ist das Arbeiten am Wochenende. Etwa alle zwei Wochen muss samstags und sonntags arbeiten. Wenn große Events anstehen, muss auch mal abends gearbeitet werden. Für Natalie Kaiser kein Problem: „Ich habe in der Hotellerie gelernt, da ist das für mich selbstverständlich“, sagt sie. Wenn Not am Mann ist, helfe sie zum Beispiel auch mal am Frühstücksbuffet aus.
An ihrem Beruf gefällt Natalie Kaiser die enge Zusammenarbeit mit den Kollegen, vor allem auch das Betreuen der Auszubildenden. „Es ist toll zu sehen, wie sie sich entwickeln“, sagt sie. In einem großen Haus mit 320 Zimmern und 636 Betten zu arbeiten, liege ihr. „Die Arbeit ist sehr vielfältig, und trotz der hohen Anzahl an Kollegen hat man doch an jedem Anteil. Ich kenne alle Mitarbeiter mit Namen“, sagt die 26-Jährige.