Wie lässt sich heutzutage eine Kanzlei gestalten? Das Einrichtungsunternehmen architare liefert Office-Konzepte für große Anwaltssozietäten, Notariate und Wirtschaftskanzleien – und setzt dabei neue Trends für die Büros der Zukunft um. 

Der Empfangsbereich: Welcome-Atmosphäre statt kühler Sachlichkeit

Der erste Eindruck zählt – und kann in den meisten Fällen kaum mehr revidiert werden! „Daher sollte der Empfangs- und Wartebereich bei der Planung einer Kanzlei eine entscheidende Rolle spielen,“ erklärt Barbara Benz, Geschäftsführerin des Einrichtungsunternehmens architare. Neben freundlichen Rezeptionistinnen und Rezeptionisten werde ein stimmiges Gesamtbild von den Besuchern positiv aufgenommen und bleibt im Gedächtnis. Der Wartebereich könne im Vergleich zum Empfang wohnlicher gestaltet werden. Hier bieten sich Loungesessel und Sofas an.

Für eine große Stuttgarter Anwaltskanzlei wählten Barbara Benz und ihr architare Team ein Polsterbanksystem, das der bekannte britische Architekt Norman Forster für Walter Knoll entworfen hat. Dazu wurden wohnliche Elemente wie ein Teppich, Grünpflanzen und die Beistelltische „Foster 620 Side Table“ kombiniert, die aus massivem Holz bestehen. So wird der kühlen Sachlichkeit, die viele Büros dominiert, bewusst entgegenwirkt und laut Barbara Benz eine angenehm empfundene „Welcome-Atmosphäre“ kreiert.

Haben Einzelbüros und große Besprechungsräume ausgedient?

In der Pandemie hat sich für Kanzleien wie für die meisten Unternehmen gezeigt, dass die Beschäftigten auch im Homeoffice engagiert und effizient arbeiten. Mit dem Ende der Corona-Schutzmaßnahmen stellen sich daher gerade viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Frage: Wie und wo werden wir in Zukunft arbeiten? Benötigen wir zum Beispiel noch das klassische Einzelbüro? Und haben Video-Konferenzen Besprechungs- und Konferenzräume überflüssig gemacht? „In vielen Unternehmen wird bestimmt eine Transformation stattfinden,“, so Barbara Benz. „Zum Status quo wird wohl kaum einer zurückkehren.“

Auch Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Notare werden in Zukunft teilweise remote arbeiten, das heißt, dass sie einen Teil ihrer Arbeit im Homeoffice und einen Teil ihrer Arbeit in der Kanzlei erledigen werden. Ob dann das traditionelle Bild vom Anwalt oder Notar im Einzelbüro tatsächlich passé sein werde, komme auf das jeweilige Unternehmen an. Vielleicht gibt es bei einem Mehr an mobilen Arbeitsplätzen ein Weniger an fest zugeordneten Plätzen. Zugleich ist das Einzelbüro aus Gründen der Diskretion für diese Berufsgruppen sehr entscheidend. Ob Mandantengespräche nun live vor Ort oder am Telefon stattfinden: Sie sind generell nicht für fremde Ohren bestimmt. Und in Zeiten einer Pandemie ist das Einzelbüro natürlich auch ein geschützter Raum.

Der Besprechungsraum ist nicht tot, wir müssen ihn nur neu denken

Das gleiche gilt für Konferenz- und Besprechungsräume. „Diese Räume sind nicht tot, denn es wird immer Geschäftsereignisse und Besprechungen geben, zu denen sich Mitarbeiter und Geschäftspartner treffen möchten. Aber wir müssen unsere Besprechungsräume hinsichtlich ihrer Größe und Funktion neu denken“, so Barbara Benz. Neue Videokonzepte können zum Beispiel die Kommunikation mit den Mandanten sowie Mitarbeitern erleichtern, die nicht vor Ort sind und die so problemlos von außerhalb an einer Sitzung teilnehmen können. „In einer Kanzlei kommt es natürlich auch auf eine gute Raumakustik sowie auf die Schallisolierung an“, sagt Einrichtungsexpertin Barbara Benz. „Zudem wird eine ausreichend zielgerichtete und dimmbare, anpassbare Beleuchtung benötigt. Hierfür kann nachträglich ein Deckenfeld mit integrierter Beleuchtung installiert werden.“

Das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Blick

Viele Unternehmen – natürlich auch Kanzleien und Notariate – stellen sich zudem gerade die Frage, wie sie die Räume ihrer Firma attraktiver für die Mitarbeiter gestalten können. Der Grund hierfür ist ganz einfach: Sie wollen ihre Mitarbeiter halten. Denn Homeoffice und mobiles Arbeiten bergen auf Dauer auch eine Gefahr: Das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber schwinden, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alleine zu Hause oder auch im Hotelzimmer arbeiten – dabei ist es doch gerade für die großen Wirtschaftskanzleien existenziell wichtig, Top-Talente zu finden und zu halten. Das ist nicht einfach, wenn man sich nicht mehr in der Kanzlei trifft und dort gemeinsam arbeitet, plaudert und lacht. Die Distanz wächst – und dagegen können auch virtuelle Kaffeepausen nichts ausrichten. Sie sind kein Ersatz für spontane, inoffizielle Treffen oder die gemeinsam verbrachte Mittagspause, in der man neben persönlichen Dingen auch über neue Fälle, Mandaten oder einen gerade gelesenen Fachartikel spricht.

Zonen für spontane Treffen und Austausch schaffen

Nach Ansicht von Barbara Benz müssen daher auch die Büros von Kanzleien neu gedacht werden. Es sollten neben Einzelbüros Bereiche entstehen, die einerseits spontane Treffen zwischen verschiedenen Mitarbeitern ermöglichen und andererseits Teams ein kreatives Umfeld für ihre Meetings bieten. Für diese Co-Working- und Lounge-Areas eignen sich laut Benz zum Beispiel Alkovensofas von Firmen wie Vitra oder Walter Knoll, die mit ihren hohen Lehnen einen geschützten Raum im Raum schaffen.

Um der kühlen Sachlichkeit einer gängigen Büroeinrichtung entgegenzuwirken, könne man hier neben Loungesofas auch eher wohnliche Elemente wie Teppiche, Vorhänge, Pflanzen und Materialien wie Holz und weiche Textilien wählen.

Wie findet eine Kanzlei heraus, welche Arbeitsplätze die besten sind?

„Indem man die Kultur, die Arbeitsabläufe und die Bedürfnisse genau analysiert,“ erklärt Barbara Benz. „Erst nach dieser gründlichen Analyse beginnen die Innenarchitekten und Inneneinrichter von architare mit der eigentlichen Planung und kreieren ein Konzept, das an die Räume und Gegebenheiten angepasst ist.“ Dabei braucht nicht jedes Unternehmen eine Revolution in seiner Arbeitswelt. Manchmal kann sich schon die Investitionen in eine neue Welcome-Zone oder eine hochwertige Lounge-Area lohnen, die ein positives Signal an die Mandanten aber auch an die Mitarbeiter senden.

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