"Am besten ist es, wenn Sie sich für diese Checklisten-Vorbereitung täglich zehn bis fünfzehn Minuten Zeit nehmen", rät Nägele. Dabei ist es vorteilhaft, die Liste immer griffbereit zu haben, um spontan entstehende Gedanken notieren zu können. "Wenn Sie das tun, sind Sie kurz vor Beginn des Urlaubs nicht darauf angewiesen, dass Ihnen dann alle relevanten Dinge auch wirklich einfallen."

Zu den wichtigen Überlegungen gehört auch die Frage: Wer vertritt mich? Ist einer für alles zuständig oder übernehmen mehrere Kollegen unterschiedliche Aufgaben? An wen werden meine Mails weitergeleitet? Wer übernimmt meine Anrufe? "Machen Sie für all diese Kollegen eine Checkliste mit Informationen, die sie brauchen, um laufende Vorgänge und Projekte bearbeiten zu können", empfiehlt Hannelore Fritz, Work-Life-Balance-Coach aus Berlin.

Sie weiß, dass gerade schriftliche Notizen für die vertretenden Kollegen wichtig sind, damit diese im Zweifelsfall nachlesen können, was gemacht werden muss und wo was zu finden ist. "Eine solche Liste sollte auch über Routineaufgaben informieren. So könnte es zum Beispiel für eine Sekretärin relevant sein, wann sie die Blumen zu gießen hat oder wie der Chef seinen Kaffee liebt", betont Fritz.

Eines ist auf jeden Fall tabu: Dem Kollegen Akten vor die Nase zu knallen und dann darauf zu hoffen, er werde die Sache schon richten. "Bitte überlegen Sie genau, was Ihre Kollegen tun sollen und was Sie selbst erledigen können. Belasten Sie ihn nicht mit unnötigen Aufgaben. Schließlich hat er meist noch andere Dinge zu tun als Sie zu vertreten", betont Nägele. Deshalb rät sie auch, den Kollegen möglichst viel Aufgaben abzunehmen. "Fragen Sie sich zum Beispiel, welche Ihrer E-Mails Ihr Kollege bearbeiten muss und welche Sie ausfiltern können. So muss Ihr Vertreter nicht unbedingt jeden Newsletter lesen."

 

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