Jeweils eine Woche lang schieben die ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer ihren Dienst. „Die Notfallseelsorger haben 60 bis 80 Einsätze im Jahr“, sagt der Waiblinger Dekan Eberhard Gröner. Im Schnitt sei also jeder Ehrenamtliche einmal pro Woche dran, es könnten aber natürlich auch mehrere Einsätze sein. Die überwiegende Mehrheit der Notfallseelsorger sind Pfarrer, Diakone, Pastoralreferenten oder Religionspädagogen. Ihre Aufgabe sei es, „qualifiziert zuzuhören“, erklärt Gröner, der betont, dass den Notfallseelsorgern angesichts veränderter Familienstrukturen eine immer wichtigere Rolle zukommt: „Bei einem Todesfall sind viele Menschen absolut einsam.“ Das sei zunehmend auch bei Menschen mit Migrationshintergrund der Fall, weshalb man Ansprechpartner unter den Imamen habe: „Das ist eine riesige Hilfe.“ Die Notfallseelsorger treten meist im Tandem mit einem der 30 ehrenamtlichen Helfer der Notfallnachsorge auf, die sich um ganz praktische Fragen kümmern, etwa um die, welcher Bestatter beauftragt wird oder wer die Kinder betreut.
Je nach Charakter und kulturellem Hintergrund reagieren manche Menschen auf Schicksalsschläge stoisch oder wie gelähmt, andere fast hysterisch. Der Notfallseelsorger „muss Zeit mitbringen“, sagt der Diakon Walter Tötsch: „Notfallseelsorge heißt da sein. Oft sitzt man nur stumm zusammen.“ Aber der Helfer müsse auch den richtigen Zeitpunkt finden, um zu gehen: „Es ist wichtiger, die Familie und Freunde der Betroffenen aufzutreiben.“