Zwei Sozialarbeiterinnen des Kreisdiakonieverbands Ludwigsburg haben eine zündende Idee, setzen sie in die Tat um – und vereinfachen damit einige Abläufe.
Wer kennt das nicht? Eigentlich soll gute Arbeit gemacht werden, was auch super klappen könnte – wenn da nicht diese elende Bürokratie wäre. Tagaus, tagein müssen Formulare ausgefüllt werden. Die Arbeit mit den Menschen kommt zu kurz. So war das auch im Alltag der zwei Sozialarbeiterinnen Marisa Kratzer und Christina Reinold.
Die Kolleginnen arbeiten beim Kreisdiakonieverband Ludwigsburg in Bereich Asyl und Teilhabe. Immer wieder kamen Männer und Frauen aus Afghanistan, Syrien, der Ukraine und vielen anderen Ländern zu ihnen – und immer wieder musste jedem und jeder einzelnen erklärt werden, wie genau die Blätter vom Jobcenter ausgefüllt werden müssen. Oder die Formulare für eine Aufenthaltserlaubnis, für das Wohngeld, für das Kindergeld und, und, und. Auch das Übersetzen der mitunter in tollstem Beamtendeutsch formulierten Sätze war oft sehr zeitaufwendig. Was sagen, wenn es in anderen Ländern nicht mal ein Wort gibt, beispielsweise für Bedarfsgemeinschaft?
Jetzt geht alles viel einfacher. Die beiden Sozialarbeiterinnen hatten eine zündende Idee, die mittlerweile weitergehend umgesetzt ist. Es muss doch möglich sein, technische Hilfsmittel zu entwerfen und dann einzusetzen, so die Überlegung der beiden Expertinnen. „Wir wollen Menschen befähigen statt verwalten“, erklärt Christina Reinold. Sie und die Kollegin haben in den vergangenen Monaten in Zusammenarbeit mit IT-Experten und engagierten Ehrenamtlichen ein passendes Tool entwickelt.
Zupass kam ihnen, dass vom Diakonischen Werk Württemberg 10.000 Euro ausgelobt wurden für digitale Lösungen in der Sozialarbeit. Dieses Geld ist in das Projekt im Kreis Ludwigsburg geflossen. Mittlerweile habe das Diakonische Werk zusätzlich zum finanziellen Engagement des Kreisverbands eine weit größerer, dreistellige Summe in das Projekt investiert, sagt der Geschäftsführer des Kreisdiakonierverbands, Martin Strecker. Die Fillo-App solle im April zur Verfügung stehen. Fillo steht für Fill Out (Englisch für ausfüllen). Das Programm laufe aber bereits seit einiger Zeit Web-basiert, sprich im Internet, aber noch ohne die App.
Inzwischen habe die „kleine Projekt-Idee“ aus Ludwigsburg eine unglaubliche Dynamik entfaltet. Im November 2025 wurde die Fillo-App, die in Kooperation mit der Software-Firma Readyplace aus Oldenburg entwickelt wurde, in Stuttgart „einer interessierten Fachöffentlichkeit vorgestellt“, so Strecker. Rund 80 Vertreter verschiedener Wohlfahrtsverbände seien dabei gewesen. „Die Rückmeldungen sind überaus positiv.“
Die Klienten werden via App angeleitet, die verschiedensten Fragebögen auf Papier korrekt auszufüllen. Schritt für Schritt. Die Fragen sollten auch künftig nicht online bearbeitet werden, so sei es möglich, den Datenschutz ohne größeren Aufwand zu beachten. Die App gibt für jede zu beantwortende Frage Tipps. Die Antworten werden dann handschriftlich in die Papiere eingetragen.
Eine entscheidende Rolle bei dem Konzept spielen sogenannte Erklär-Cafés, in denen die neue App mit Hilfe von Sozialarbeitern und Ehrenamtlichen eingesetzt wird. Eines dieser Erklär-Cafés findet in Steinheim statt. Es sei geplant, zunächst in Baden-Württemberg knapp zehn weitere zu eröffnen, so Strecker. Mit Hilfe der App ist es nun möglich, Fragebögen auf sieben Sprachen zu bearbeiten, unter anderem Ukrainisch, Persisch und Arabisch.
Bis dato, erzählt Marias Kratzer, habe es rund eine Stunde gedauert, einen Klienten durch den Dschungel der Bearbeitung eines einzigen Formulars zu begleiten. Nun könne sie im Erklär-Café mit Hilfe Ehrenamtlicher in zwei Stunden bis zu acht Leuten helfen, so Marias Kratzer, die zurzeit berufsbegleitend das Masterstudium „Digitalisierung der Sozialarbeit“ an der Dualen Hochschule in Heilbronn macht.
Martin Strecker spricht mit Blick auf den Einsatz der App von einer komplett neuen Methode in der Sozialarbeit. Nur mit Hilfe neuer Ansätze sei es in Zeiten des Fachkräftemangels möglich, weiter gute (Sozial)Arbeit zu leisten. Der Geschäftsführer sagt, diese neue, App-gestützte Methode könnte auch in vielen anderen Arbeitsbereichen angewendet werden, etwa in der Schuldnerberatung.
