Deutsche Arbeitnehmer verlieren über einen Arbeitstag pro Woche in schlechten Meetings. Warum Besprechungen scheitern und wie ein einziger Satz die Lösung bringt.
Der Schreibtisch quillt über, die To-do-Liste wird länger – und schon ruft das nächste Meeting. Viele fühlen sich von endlosen Sitzungsmarathons ausgelaugt. Ein weitverbreitetes Gefühl, das eine aktuelle Stepstone-Studie bestätigt: Deutsche Vollzeitbeschäftigte verlieren im Schnitt 8,7 Stunden pro Woche durch ineffiziente Tätigkeiten, darunter unnötige Meetings. Das entspricht mehr als einem ganzen Arbeitstag, der wesentlich sinnvoller genutzt werden könnte.
Doch woran liegt es, dass so viele Besprechungen reine Zeitfresser sind? Professor Christian Zielke, Experte für Management und Kommunikation, rückt diese verbreitete Annahme ins rechte Licht. Der Autor des in dieser Woche erscheinenden Buches „Crashkurs Meeting-Hacks“ verrät, wie ein einfacher Satz den Arbeitsalltag grundlegend verändern kann.
„Der größte Irrtum ist: Wir haben zu viele Meetings. In Wahrheit haben wir zu viele Meetings ohne Führung“, stellt Zielke klar. Er beschreibt einen paradoxen Zustand: Engagierte, kompetente Menschen bringen sich ein – und doch entsteht kaum Wirkung. Das Problem sei nicht die mangelnde Motivation, sondern die fehlende Übernahme von Verantwortung für Richtung und Entscheidung.
„Ich erlebe das oft wie eine Wandergruppe ohne klares Ziel“, vergleicht der Experte. „Alle gehen los, alle sind beschäftigt – aber nach einer Stunde stellt man fest, dass man im Kreis läuft. Genau dieses Gefühl erzeugen Meetings: Es wird gesprochen, diskutiert und argumentiert – aber am Ende bleibt unklar, was eigentlich entschieden wurde. Nicht weil nichts passiert ist. Sondern weil das Entscheidende nicht passiert ist.“
Wenn Professor Zielke nur einen einzigen Tipp geben dürfte, um die Effizienz eines Meetings sofort zu steigern, wäre es dieser: ein klarer Ergebnissatz zu Beginn. „Viele Meetings starten mit Themen, aber nicht mit einem Ziel. Das ist, als würde man eine Reise antreten, ohne zu wissen, wo man ankommen will.“
Ein einziger Satz kann laut Zielke die gesamte Dynamik ändern: „Am Ende dieses Meetings haben wir entschieden, dass …“. Dieser Satz wirke wie ein Kompass, der die Richtung vorgibt, bevor überhaupt gesprochen wird. Die Diskussion werde zielgerichteter, Entscheidungen wahrscheinlicher.
Zielke gibt konkrete Beispiele für diesen Wandel:
Statt: „Wir sprechen über die Projektsituation“ besser: „Am Ende dieses Meetings haben wir entschieden, welche drei Aufgaben Priorität haben.“
Statt: „Wir klären offene Punkte“ besser: „Am Ende sind alle offenen Punkte entschieden oder klar zugewiesen.“
Statt: „Wir schauen uns die Zahlen an“ besser: „Am Ende haben wir eine konkrete Maßnahme definiert, um den Umsatz zu steigern.“
Ein guter Moderator agiere dabei nicht als Schiedsrichter, sondern als Dirigent, der die Beiträge aufeinander abstimmt und in Richtung des Ergebnisses führt. Statt Vielredner oder Kritiker zu bremsen, gelte es, ihre Energie zu lenken. Hierfür bietet der Experte praxiserprobte Formulierungen an:
Vielredner lenken: Statt: „Jetzt lassen Sie bitte andere zu Wort kommen“ besser: „Das ist ein wichtiger Punkt. Mich interessiert, wie die anderen Teilnehmenden das sehen.“
Kritiker einbinden: Statt: „Das bringt uns jetzt nicht weiter“ besser: „Was wäre aus Ihrer Sicht die beste Lösung?“
Fokus zurückholen: Statt: „Wir schweifen ab“ besser: „Was bedeutet das konkret für unsere Entscheidung heute?“
Ob vor Ort, remote oder hybrid – das Format ist laut Zielke selten das eigentliche Problem; entscheidend sei die Führung. Digitale und hybride Meetings wirkten oft schwieriger, weil ihnen die „natürliche Ordnung“ eines physischen Raumes fehle. „Man kann es sich wie ein Gespräch in einem Raum versus ein Gespräch in einem dunklen Raum vorstellen: Im Raum sehen Sie sofort, wer reagieren möchte. Im Dunkeln sprechen oft die Lautesten – während andere unsichtbar bleiben.“
Gerade deshalb benötigten digitale Formate bewusste Führung, um typische Muster wie die Dominanz Einzelner oder den Rückzug anderer zu vermeiden. Konkrete Moderationsbeispiele sind hier:
Mitarbeiter einbinden: „Frau Schneider, wie ist Ihre Einschätzung dazu?“
Struktur geben: „Wir sammeln jetzt zwei Minuten lang alle Perspektiven, danach treffen wir eine Entscheidung.“
Hybrid-Meetings ausbalancieren: „Ich würde gerne zuerst die Stimmen aus dem virtuellen Raum hören.“
Um Besprechungen besser zu machen, müssen Unternehmen und Führungskräfte einen grundlegenden Perspektivwechsel vollziehen. „Meetings nicht mehr als Gesprächsräume zu verstehen, sondern als Entscheidungsräume“, fordert Zielke.
Viele Organisationen bewerteten Meetings danach, ob „gut gesprochen“ wurde. Entscheidend sei jedoch, ob Klarheit entstanden ist. „Ein Meeting ohne Ergebnis ist wie ein Gespräch ohne Konsequenz – es klingt gut, verändert aber nichts.“
