Arbeitsproduktivität

: Tipps für mehr Produktivität im Job

Viele Arbeitnehmer kennen das Problem – man hatte eine kurze Nacht und trotzdem sitzt man zur selben Zeit am Schreibtisch wie immer und versucht auf Knopfdruck produktiv zu sein. Man verzettelt sich in den verschiedenen Aufgaben und zwischendrin kommen Anfragen von Kollegen dazwischen, die möglichst zeitnah – am besten gestern – bearbeiten werden wollen. Die Produktivität bleibt hier auf der Strecke und das hat viele Gründe. Wie Mitarbeitende produktiver arbeiten können und wie Arbeitgeber die Arbeitsproduktivität ihrer Mitarbeitenden steigern können, gibt es hier im Überblick.

Produktivität und Effizienz: Der Unterschied

Meist werden diese beiden Begriffe im selben Kontext genannt oder gar von einigen miteinander verwechselt. Doch was genau ist der Unterschied zwischen Produktivität und Effizienz? Steigert man seine Produktivität, so soll bei gleichem Input ein besseres Ergebnis erzielt werden. Als Beispiel ändert sich die tägliche Arbeitszeit nicht, nur kann man mit gesteigerter Produktivität mehr leisten in der gleichbleibenden Arbeitszeit. Arbeitet man effizienter, sollte sich im Idealfall der Input (in diesem Fall die investierte Zeit) verringern, aber trotzdem das gleiche Ergebnis erzielt werden. Braucht ein Mitarbeiter also bisher für eine bestimmte Aufgabe vier Stunden und kann diese später in nur knapp zwei Stunden erledigen, hat er seine Effizienz erfolgreich gesteigert.

Wie kann man die eigene Produktivität steigern?

Es gibt verschiedenste Faktoren, die die Produktivität negativ beeinflussen können. Doch welche Produktivitätskiller lassen sich ganz einfach aus dem eigenen Arbeitsalltag verbannen?

Ablenkungen vermeiden

Wer kennt es nicht? Ob im Büro oder im Home Office – es gibt viele Dinge im Arbeitsumfeld, die die tägliche Produktivität beeinträchtigen können, da sie von der Arbeit ablenken. In diesem Fall gilt es, die Kontrolle über das Arbeitsumfeld zu übernehmen und eine geeignete und ablenkungsarme Arbeitsumgebung zu schaffen. Besonders im Home Office zeigt sich, wie wichtig bereits die Grundausstattung ist. Im Idealfall verfügt man über ein separates Arbeitszimmer. Hier lassen sich ein Schreibtisch und Bürostuhl sowie technisches Equipment platzieren, fernab des privaten Alltags, der sich in den anderen Räumen der Wohnung abspielt. Dann gilt es alle äußeren Reize, die die Produktivität behindern können, zu eliminieren:

Störende Geräusche eliminieren durch geräuschunterdrückende Kopfhörer

Verbannt man das private Mobiltelefon aus dem Arbeitszimmer, schützt man sich vor Ablenkungen durch eintrudelnde Nachrichten oder Social Media Plattformen.

Private Themen vom Schreibtisch verbannen

Ausgeruhter und ausgeglichener Alltag für mehr Konzentration bei der Arbeit: Die Balance machts! Nur wer eine gute Balance zwischen Privatleben und Arbeit findet und ausgeruht in den Tag startet, hat genügend Energie für Konzentration und kann seine Produktivität aufrechterhalten. Hierfür sind besonders genügend Schlaf, eine gesunde Ernährung und genügend Bewegung wichtig.

Zeitmanagement-Strategien in den Alltag integrieren

Der Mensch prokrastiniert. Und das ist auch in Ordnung. Studien zeigen, dass Prokrastination zur menschlichen Zufriedenheit beiträgt. Wichtig ist nur, dass man auch wieder zurück zur Produktivität finden kann. Mittels Zeitmanagement-Strategien kann man die eigene Produktivität steigern und Prokrastination reduzieren.

Zeitfenster für optimierte Produktivität

Es empfiehlt sich seine Meetings in Blöcken zu planen. So sind sie nicht über den ganzen Tag verteilt und es entstehen Zeiträume, die für intensive und produktive Arbeit genutzt werden können.

Multitasking ist nicht immer gut

Um die Produktivität zu steigern, bietet es sich an, seine Aufgaben nacheinander vollständig abzuarbeiten. In einer solchen intensiven Arbeitsphase kann der Status im Chat auf „Nicht Stören“ eingestellt werden und besondere Musik für konzentriertes Arbeiten unterstützt die Fokussierung.

Ebenfalls wichtig für Produktivität: das Priorisieren von Aufgaben. Bei einer langen To-Do-Liste oder gar einem Berg von Aufgaben lohnt es sich die einzelnen Tasks nach Prioritäten zu sortieren. So widmet man sich zuerst den wichtigsten Aufgaben und hat später auch für kleine To-Dos den Kopf frei. Den besten Überblick bieten Arbeitsmanagement-Softwares oder digitale To-Do-Listen mit Deadlines, Priorisierungen und Unterkategorien.

Klarheit im Team schaffen

Meist verlieren Mitarbeitende oder ganze Teams viel wertvolle Arbeitszeit, weil Zuständigkeiten unklar sind und Aufgaben von einer zur anderen Person geschoben werden. So sind in Prozessen häufig mehr Personen involviert als nötig. Durch klare Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten wird Doppelarbeit vermieden und es kümmert sich stets die zuständige Person um die Aufgabe.

Im Flow arbeiten

Klingt im ersten Moment lapidar, aber es ist erwiesen, dass man im sogenannten Flow am produktivsten arbeiten kann. Als Flow bezeichnet man den Zustand einer minimalen Überforderung. Hat man viel zu tun oder fordernde Aufgaben auf dem Tisch, arbeitet man produktiver, als wenn man unterfordert ist. Jedoch sollten die Aufgaben nur fordernd und nicht überfordernd sein.

Produktivität im Unternehmen steigern mit Zeitmanagement-Strategien

Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Strategien, die helfen produktiver zu arbeiten und Prokrastination zu vermeiden. Hier gilt es, die für das Team oder jeden Mitarbeitenden individuell geeignete Strategie zu finden.

Arbeitsproduktivität: die Formel

Produktivität lässt sich mittels einer Formel berechnen:

Produktivität = Ausbringungsmenge (Output) / Einsatzmenge (Input)

Diese Formel kann der Situation angepasst werden. Maßeinheiten zum Einsetzen der Formel sind beispielsweise Arbeitsstunden, Kapazitäten, Währungen oder auch Stückzahlen. Geht man nach der Formel gibt es also zwei Möglichkeiten die Produktivität zu erhöhen:

Die Produktivität kann also entweder nach dem Minimal- oder dem Maximalprinzip gesteigert werden. Beim Minimalprinzip ist das gewünschte Ziel bekannt und soll mit möglichst geringem Einsatz erreicht werden. Beim Maximalprinzip hingegen ist der Input bekannt und es soll das bestmögliche Ergebnis erzielt werden. Betrachtet man die erbrachte Leistung von Mitarbeitenden im Verhältnis zur verwendeten Arbeitszeit, berechnet man die Arbeitsproduktivität.

Welche Faktoren können die Arbeitsproduktivität steigern?

Ein bedeutender Faktor, um die Arbeitsproduktivität der eigenen Mitarbeitenden zu steigern, ist die Flexibilität. Ermöglicht man seinen Mitarbeitenden flexibel und mobil zu arbeiten, so können sich diese ihren Arbeitstag nach eigenem Belieben gestalten. Eine Mutter, die ihre Kinder unter Zeitdruck noch aus der Kita abholen muss, ist mit dem Kopf eventuell weniger bei der Arbeit, als wenn sie diese Aufgabe nicht im Hinterkopf hat. Manche Mitarbeitende sind früh morgens motivierter und produktiver als ab neun Uhr und würden daher einen früheren Arbeitsbeginn vorziehen. Ermöglicht man flexibles Arbeiten, kann dies die Arbeitsproduktivität der Mitarbeitenden steigern.

Motivierend für jeden Mitarbeitenden ist außerdem die Wertschätzung des Teams und des Vorgesetzten. Studien und Befragungen ergaben, dass zahlreichen Arbeitnehmern die Wertschätzung des Arbeitgebers wichtiger sei als zusätzliche Benefits. Das Fazit ist simpel: Wer für seine Arbeit geschätzt wird, arbeitet mit mehr Freude und Motivation und somit auch Produktivität.

Wie bereits zuvor genannt, steigert Klarheit im Team oder aber auch im Unternehmen die allgemeine Produktivität. So empfiehlt es sich in die Prozessorganisation zu investieren. Reibungslose Abläufe, festgelegte und kommunizierte Prozesse, sowie deren ständige Optimierung und Anpassung führen zu weniger Zeitverschwendung und mehr Arbeitsproduktivität.

Es zeigt sich, dass die Steigerung der Produktivität einzelner Mitarbeitender eine sehr individuelle Angelegenheit sein kann. Jeder muss für sich herausfinden mit welchen Strategien sich die eigene Produktivität steigern lässt. Hierfür können auch verschiedene Strategien und Methoden getestet und wieder verworfen werden, bis man den passenden Weg gefunden hat. 

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