Geburtsurkunde, Reisepass, Führungszeugnis – vieles ist im digitalen Angebot der Rathäuser noch Zukunftsmusik. Einen Vorgeschmack auf die komplett elektronische Verwaltung kann man aber bekommen – je nachdem, wo man wohnt.
Die Geburtsurkunde online bestellen, sich mit dem Handy ausweisen und damit auch gleich bezahlen. Das wäre praktisch, und wer beispielsweise in Plochingen oder Esslingen geboren ist, hat diese Möglichkeit schon. In Ostfildern ist die Online-Bestellung ebenfalls möglich, allerdings muss man die Gebühr vorab per Überweisung begleichen. Und in manchen Gemeinden im Kreis Esslingen gilt bisher noch: entweder persönlich aufs Amt kommen oder einen schriftlichen Antrag stellen, samt beglaubigter Kopie des Personalausweises.
Die Geburtsurkunde ist nur ein Beispiel unter vielen. Eigentlich sollten laut dem Onlinezugangsgesetz (OZG) von 2017 bereits Ende des vergangenen Jahres alle Verwaltungsleistungen auch elektronisch angeboten werden. Dieses Ziel wurde klar verfehlt. Das habe keine Kommune erreicht, gar nicht erreichen können, „weil teilweise auch die Voraussetzungen fehlen“, sagt Martin Gebauer, der Plochinger Hauptamtsleiter. Eine Voraussetzung wäre, dass die für viele Vorgänge geforderte Schriftform abgeschafft wird. Oder dass eine unkomplizierte Form der elektronischen Identifizierung für alle Bürgerinnen und Bürger angeboten werde, sagt Dennis Tabler. Er treibt zusammen mit seiner Kollegin Julia Ilg, beide auf neu geschaffenen Vollzeitstellen, die Digitalisierung bei der Plochinger Stadtverwaltung voran. „Ideal wären einheitliche Vorgaben für die digitale Unterschrift seitens des Bundes sowie Instrumente zur Integration dieser Technik in die Dienstleistungen“, erklärt er – sonst baue jede Gemeinde eine individuelle Lösung.
So war es bisher der Fall, weshalb Deutschland in Sachen Digitalisierung ein Flickenteppich ist. Der Stand ist in jeder Kommune ein anderer, zudem werden unzählige unterschiedliche Programme und Systeme genutzt. Damit Daten ausgetauscht werden können, braucht es Schnittstellen, die teilweise noch gar nicht existieren - „eine Riesenaufgabe“, wie Martin Gebauer sagt.
Im Mai dieses Jahres wurde nun eine neue Version des OZG beschlossen. Fristen stehen keine mehr drin, stattdessen sind 16 „Fokusleistungen“ definiert, die Vorrang haben sollen. Außerdem sollen Hindernisse aus dem Weg geräumt werden. Man werde zwangsläufig „über viele Jahre Doppelstrukturen fahren“, sagt Plochingens Bürgermeister Frank Buß. Er sieht die Stadt mit Tabler und Ilg gut aufgestellt. Aber kleinere Kommunen können sich zusätzliche Stellen nicht leisten, vom Fachkräftemangel mal ganz abgesehen.
Solange die Prozesse nicht von Anfang bis Ende durchdigitalisiert sind, braucht es an vielen Stellen noch viel Handarbeit. Derzeit ist es teilweise so, dass Anträge zwar online gestellt werden können, die Daten aber auf dem Amt manuell weiterverarbeitet werden, sprich: nochmals erfasst werden müssen. Beispiele dafür, allerdings nicht auf Gemeindeebene, gingen durch die Presse: Online-Bafög-Anträge, die auf den jeweiligen Ämtern ausgedruckt und neu erfasst werden oder auch die Coronameldungen während der Pandemie.
Bevor man den digitalen Service bewerbe, wolle man intern schon einige Schritte weiter sein, erklärt Martin Gebauer. So sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Plochinger Stadtverwaltung seit einiger Zeit per Dienstanweisung zur digitalen Aktenführung verpflichtet. Auch das Esslinger Landratsamt setze darauf, zuerst die Prozesse „durchzudigitalisieren, damit wir medienbruchfrei arbeiten können“, sagt der Kreisarchivar Manfred Wassner, der für diesen Bereich zuständig ist.
Wo es ihn schon gibt, wird der digitale Service meistens intensiv genutzt. So können in Plochingen Strafzettel und andere Ordnungswidrigkeiten digital beglichen werden: Man scannt einen QR-Code und bezahlt dann per Paypal oder über einen anderen Dienst. Die Stadtverwaltung will zügig weitere Leistungen so weit entwickeln, dass sie samt der Belege online eingereicht werden können und auch der Bescheid papierlos kommt. Das höchste Digitalisierungsniveau ist erreicht, wenn gar keine Belege mehr erforderlich sind, weil die Daten direkt in den Verwaltungsarchiven abgerufen werden können. Dafür ist aber noch ein ordentliches Wegstück zurückzulegen: zunächst müssen die Register modernisiert und zusammengeführt werden, außerdem sind dabei auch etliche Datenschutzfragen zu klären.
