Seit der Pandemie sind viele Rathäuser dabei geblieben, Termine nur nach Vereinbarung anzubieten. Andere haben wieder offene Sprechstunden. Ein Überblick.
Auf dem Weg zum Einkaufen spontan auf dem Rathaus vorbeischauen und schnell was Wichtiges oder weniger Wichtiges erledigen? Bis vor wenigen Jahren war das in den meisten Orten gang und gäbe. Dann kam Corona, und die Verwaltungen gingen dazu über, Bürgerinnen und Bürger nur nach Terminvereinbarung zu bedienen. Denn in der Pandemie war es unter anderem wichtig, Menschenansammlungen vor Ort zu vermeiden.
Nachdem die Einschränkungen durch die Pandemie aufgehoben waren, kehrten einige Rathäuser wieder zum alten System zurück oder führten ein Mischsystem ein: Jeder kann bei Bedarf vorbeikommen oder für mehr Planungssicherheit einen Termin vereinbaren. Andere behielten das Corona-Prozedere bei, weil sie darin mehr Vorteile sahen. Besuche im Rathaus gibt’s hier nur mit Voranmeldung.
Aber wie sieht ein bürgernaher Service im Rathaus denn nun aus? Was die Terminvergaben angeht, herrschen darüber unterschiedliche Ansichten im Altkreis Leonberg. In Korntal-Münchingen haben Stadt und Gemeinderat erst kürzlich beschlossen, für beide Stadtteile künftig wieder offene Sprechstunden anzubieten statt nur nach Terminvereinbarung. In Renningen passierte das genaue Gegenteil. Ein Antrag zur Einführung von offenen Sprechstunden wurde mehrheitlich abgelehnt. Wie handhaben es andere größere Städte rings um Leonberg – und warum eigentlich?
Hier kann jeder vorbeikommen
In Gerlingen ist man schon im April 2022 wieder zum „Normalbetrieb“ übergegangen, berichtet die Sprecherin der Stadt, Sofie Neumann. „Seither haben die Bürgerinnen und Bürger die Wahl.“ Sie können sowohl ohne als auch mit vorheriger Terminbuchung ins Bürgerbüro kommen. „Wir bieten diese Wahlmöglichkeit an, da wir dies als bürger- und kundenfreundlich ansehen.“ Die Option, auf ein reines Anmeldungssystem umzustellen, wurde zwar geprüft, die Bürger sollten jedoch immer die Möglichkeit behalten, spontan vorbeizukommen.
Ähnlich sieht es in Weil der Stadt aus: Auch dort möchte man den Bürgern „im Sinne des Servicegedankens“ die Möglichkeit bieten, auch kurzfristig ins Rathaus zu kommen, sagt Daniel Grömminger, Leiter des Bürger- und Ordnungsamts. „So kann jeder selbst entscheiden, ob er einen festen Termin vereinbart oder ohne Termin kommt, weil er zum Beispiel sowieso unterwegs ist.“ Er verweist jedoch auf den Vorteil, dass man bei Terminvereinbarungen zu einer verlässlichen Zeit an der Reihe ist und keine Wartezeiten hat.
Warum also nicht auch in Korntal-Münchinge n zurück zu den Ursprüngen? Das haben sich jüngst die Freien Wähler im Gemeinderat gefragt und eine Rückkehr zum „alten“ System beantragt. Trotz der Vorteile von Terminvergabesystemen „sollte für dringende Anliegen zudem die Möglichkeit bestehen, auch kurzfristig im Bürgerservice Hilfe zu bekommen“, argumentierte die Fraktionsvorsitzende Marianne Neuffer. Der Bürgermeister Alexander Noak (parteilos) stimmte voll zu: „Der Bedarf ist da, die Bürger wünschen sich das.“ Das zeigte nicht nur der lange Dienstleistungstag, der nach der Corona-Phase eingeführt wurde und an dem die Bürger einmal die Woche ohne Termin vorbeikommen konnten. Das Bürgerbüro war dann regelmäßig überlaufen, sodass es zu langen Warteschlangen kam.
Die Verwaltung sieht nun eine sogenannte „Front- und Backoffice“-Lösung vor. „Vorne“ können die Bürger kleine Anliegen ohne Termin erledigen, zum Beispiel zum Abgeben von Dokumenten und Formularen oder auch für Führerscheinangelegenheiten. Das Backoffice ist für langwierige Anliegen gedacht. Das Konzept ist aber noch in Arbeit und wird erst zukünftig umgesetzt.
Hier braucht man einen Termin
In Renningen, das mit knapp 20 000 Einwohnern etwa genauso groß ist wie Korntal-Münchingen, Gerlingen und Weil der Stadt, hat die Verwaltung andere Erfahrungen gemacht: Von Bürgern bekomme man auf das „Nur mit Termin“-System „fast nur positive Rückmeldungen, weil sie nicht mehr so lange warten müssen“, berichtete Marcello Lallo, Leiter des Fachbereichs Bürger und Recht, im Gemeinderat. Nach seiner Erfahrung seien immer genug Termine vorhanden, die Bearbeitung gehe schneller, weil die Bürger vorher schon wissen, welche Dokumente sie mitbringen müssen. Zudem schaffe das System eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Freiräume für andere wichtige Tätigkeiten. „Ich sehe in der Terminvergabe sehr viel mehr positive Aspekte.“ Der Bürgermeister Wolfgang Faißt (Freie Wähler) ergänzte: „Wenn jemand ein dringendes Anliegen hat, wird natürlich niemand weggeschickt.“
Die Frauen für Renningen haben im Gemeinderat jüngst beantragt, wenigstens einen Vormittag ohne Terminvergabe anzubieten. „Wir sind immer noch der Meinung, dass es nicht nur um Mitarbeiterzufriedenheit geht, sondern auch um die der Bürger“, sagte Resi Berger-Bäuerle. Man müsse beides in Einklang bringen. „Als Bürger möchte ich auch rückmelden, dass mir das jetzige System so nicht gefällt“, formulierte es Jochen Breutner-Menschick von den Grünen, der vor allem bemängelte, dass man für eine Online-Terminvergabe zwingend ein Thema auswählen müsse, aber nicht immer die passenden zur Auswahl stünden. Eine Mehrheit im Gemeinderat stand auf der Seite der Verwaltung und lehnte den Antrag ab – allerdings gegen vier Ja-Stimmen, bei fünf Enthaltungen. Beim Arzt würde man ja auch einen Termin vereinbaren, lautete eines der Gegenargumente.
Nicht nur in Renningen hat sich das Terminsystem aus Sicht der Verwaltungen bewährt. „Wir sind dabeigeblieben, weil die Terminvereinbarung aus unserer Sicht mehrere Vorteile bietet“, erklärt Jens Schmukal, Sprecher der Stadt Ditzingen . Er teilt die Argumente der Renninger Stadtverwaltung und ergänzt einen Vorteil für die interne Organisation: „Mitarbeitende können beispielsweise an bestimmten Tagen im Homeoffice arbeiten und an den anderen Tagen Termine vor Ort vereinbaren.“
Im Leonberger Bürgeramt gibt es ebenfalls seit der Corona-Pandemie ein Online-Terminvereinbarungssystem. Über die städtische Webseite müssen sich Bürgerinnen und Bürger einen Termin vormerken. „Alle, die keinen Internetzugang haben, können die eigens hierfür eingerichtete Hotline zur Stadtverwaltung nutzen und einen Termin vereinbaren“, erklärt Sebastian Küster, Sprecher der Stadt Leonberg. Die verpflichtende Terminvereinbarung wird nach seiner Erfahrung rege genutzt und hat sich bewährt.
Die Sache hat im Moment nur einen Haken: „Leider ist das Leonberger Bürgeramt seit einiger Zeit personell nicht voll besetzt“, so Küster. Viele Städte sähen sich gerade mit der Herausforderung konfrontiert, geeignetes Personal zu finden. „Deshalb sind die Termine, die im Online-Buchungssystem regelmäßig freigeschaltet werden, schnell vergeben“, bedauert er. „Die Stadt Leonberg ergreift jedoch Maßnahmen, um die Situation zu verbessern.“ So wurde in der jüngsten Sitzung des Gemeinderats beschlossen, dass die Mitarbeitenden im Bürgeramt eine Arbeitsmarktzulage erhalten sollen. Die Zulage soll sich auf 300 Euro im Monat belaufen, der Personalrat muss dem allerdings erst zustimmen. „Außerdem wurde die Zeitspanne, in der Termine online gebucht werden können, von drei auf sechs Wochen vergrößert.“
Wann schließen die Türen?
Die Öffnungszeiten der Bürgerbüros in den größeren Kommunen rings um Leonberg unterscheiden sich nur wenig. Überall gibt es Tage, an denen nur vormittags geöffnet ist, entweder ab 8 Uhr oder 7.30 Uhr. Frühaufsteher haben in Korntal gute Karten: Hier öffnet der Bürgerservice am Montag bereits um 7 Uhr. An einem oder mehreren Tagen ist auch am Nachmittag oder bis abends geöffnet – selten jedoch wirklich lang. Die Bürgerbüros in Gerlingen und Weil der Stadt haben am Dienstag beziehungsweise Donnerstag immerhin bis 18.30 Uhr geöffnet. In Ditzingen, Renningen, Korntal-Münchingen und Leonberg ist spätestens um 18 Uhr Schluss. Wobei in Einzelfällen zum Teil auch außerhalb der Öffnungszeiten Termine vereinbart werden können.
Chance auf Verlängerung?
In Renningen beantragten die Frauen für Renningen, das Bürgerbüro an einzelnen Tagen bis 19 Uhr zu öffnen. Das Problem: Das Personal reicht nicht dafür. Die Mitarbeitenden würden dann an anderer Stelle fehlen, so das Argument der Verwaltung. Der Gemeinderat entschied sich daher mehrheitlich gegen den Antrag.
Was ist mit Samstag?
Besonders positiv sticht Gerlingen hervor. Dort gibt es sogar am Wochenende Sprechstunden: Immer am ersten Samstag im Monat von 8 bis 12 Uhr. „Das Bürgerbüro in Gerlingen bietet schon seit dem Jahr 2000 Öffnungszeiten am Samstag an“, berichtet die Sprecherin der Stadt, Sofie Neumann. „Das Angebot wird sehr gut angenommen.“
