Meetings kosten Zeit, Nerven und Geld – und trotzdem hört niemand mehr Quatsch als der Tisch im Besprechungszimmer. Das muss nicht sein.
Stuttgart - Wenn man es positiv sehen möchte: Irgendwie muss schließlich die Arbeitszeit bewältigt werden. Glaubt man Statistiken, dann wählen immer mehr Berufstätige Meetings, um die Zeit totzuschlagen. Ungefähr 20 Prozent der deutschen Wirtschaftsleistung sollen mittlerweile für Besprechungen und Sitzungen aufgewendet werden. Doch auch das sagen Umfragen: Kaum einer freut sich auf Besprechungen und noch weniger Mitarbeiter verlassen Meetings mit dem Gefühl, sich und ihre Arbeit ein Stück vorangebracht zu haben.
Der Organisationspsychologe Steven G. Rogelberg von der Universität North Carolina stellte für die US-Wirtschaft eine simple Rechnung auf: Sieben leitende Angestellte, die einmal wöchentlich für eine Stunde tagen, kosten ein Unternehmen – allein aufgrund des durchschnittlichen Stundenlohns – circa 20 000 Euro im Jahr. Eventuelle Reisekosten, Unterbringung etc. sind noch nicht berücksichtigt. Und auch nicht die Frage, ob die Sitzungen überhaupt zu irgendwas führen.
Clara Sofie Hemshorn de Sanchez von der Universität Hamburg forscht ebenfalls zum Thema Meetings. „Wir analysieren die sozialen Interaktionen, die in Meetings stattfinden“, sagt die 28-Jährige. „Zum Beispiel, ob in einem Meeting mehr Lösungsansätze geäußert werden, wenn viele Fragen gestellt werden. Oder was passiert, wenn in Meetings besonders häufig Kritik geübt wird.“
Für die Wissenschaftlerin liegt der Kern eines erfolgreichen Meetings in einer gekonnten Moderation: „Wenn viel Negatives geäußert wird, führt das oft dazu, dass man in einer negativen Schleife hängen bleibt“, sagt sie. „Da ist es zentral, dass die Moderation, zum Beispiel durch eine Führungskraft, das Gespräch gezielt durch diesen Prozess führt.“
So sollten am Ende eines Meetings mögliche Problemlösungen stehen, nicht die Probleme. Ein gutes Meeting ende daher mit einer Art Aktionsplan: Was sind die nächsten Schritte? Was muss bis wann erledigt werden?
Die Moderation habe auch Sorge zu tragen, dass sich alle ernst genommen fühlen und keiner der Beteiligten beispielsweise im Meeting abtaucht – etwa aus Angst, etwas Dummes zu sagen. „Das wäre tragisch. Es könnte ja sein, dass genau diese Person Entscheidendes zur Problemlösung hätte beitragen können.“
Unerlässlich ist laut Hemshorn de Sanchez eine gewissenhafte Vorbereitung: „Es muss klar sein, wer aus welchen Gründen an dem Meeting teilnimmt, und alle Teilnehmer sollten die Möglichkeit haben, zu Wort zu kommen.“ Ebenso müsse vorab eine Agenda erstellt werden, in der festgehalten wird, was genau besprochen werden soll.
Clara Hemshorn de Sanchez schmunzelt. „Wer zehn Leute zusammentrommelt und dann einen Monolog hält – da hätte tatsächlich eine Mail gereicht.“ Wichtig sei, zum Austausch anzuregen, „das ist schließlich der Sinn einer solchen Zusammenkunft“.
Doch Möglichkeiten zu scheitern gibt’s auch dann zuhauf. Eine beliebte Falle in Meetings: allgemeines Rumgegockel zum Zwecke der Eigenwerbung oder -positionierung. Ob Führungskräfte, die sich ausleben, oder Mitarbeiter, die vor dem Chef als Superstar auftrumpfen wollen – ein solches Treffen ist in der Regel zum Scheitern verurteilt, weil das Augenmerk nicht auf das Thema gerichtet ist, sondern auf die Teilnehmer. „Natürlich sind Meetings auch die Möglichkeit zu zeigen, was man kann – doch überhandnehmen sollte das nicht. Das ist kontraproduktiv“, sagt auch Clara Sofie Hemshorn de Sanchez.
Während viele Arbeitnehmer Meetings innerlich als ineffektive Zeitfresser abgehakt haben und diese Zusammenkünfte nur noch missmutig über sich ergehen lassen, rät sie dringend zur Optimierung – nicht nur zum eigenen Wohle, sondern auch dem des Unternehmens.
„Wenn man oft das Gefühl hat, in Meetings nur Zeit zu verschleudern, dann leiden darunter die Motivation, das Engagement, sich einzubringen, und letztlich die Teamleistung.“
