Damit alles wie am Schnürchen läuft, müssen nicht nur die Mitarbeiter der Transportfirma anhand von detaillierten Plänen darüber informiert werden, wo sie was auf welcher Route abzuliefern haben. Ampeln auf den Strecken werden so geschaltet, dass der Güter- und der Personentransport auch fließt und die exakt berechneten Lade- und Fahrtzeiten – im Falle der Frauenklinik sind es 58 Minuten, beim Olgäle 39 Minuten – eingehalten werden, in einzelnen Straßenabschnitten werden weiträumig Parkplätze gesperrt. An den klinikinternen Routen werden Streckenposten eingesetzt, in der Regel sind dies Beschäftigte der Klinikverwaltung. Den Patienten werden Begleitpersonen zur Seite gestellt, in der Regel Auszubildende, die ihnen auch beim Packen helfen. Wer von den kleinen Patienten beim Umzug gehfähig ist, wird die Fahrt zum neuen Olgäle in einem Bus antreten. Eltern dürfen nicht mitfahren, können ihre Kinder aber nach der Ankunft betreuen.
Die Rettungsdienste sind beim Umzug der Frauenklinik mit zehn Fahrzeugen im Einsatz. Wenn die Kinderklinik in ihre neue Bleibe aufbricht, werden 23 Krankenfahrzeuge im Zehn-Minuten-Takt mit kleinen Patienten vom Olgäle starten und fünf SSB-Kinderbusse. Die Planer haben für diesen Tag auch eine große Zahl von Maxicosi-Babysitzen erworben und für den Fall, dass es regnet, 60 Schirme. „Für die Branddirektion und für die Rettungsdienste ist der Umzug eine Art geplanter Katastrophenschutzübung“, sagt Martin Kroll. Alleine das Klinikum hat beim Olgäle-Umzug knapp 400 Mitarbeiter im Einsatz, dazu kommen die Beschäftigten der Transportfirma und etwa 80 Mitarbeiter der Rettungsdienste. Damit auch jeder Patient seinen Zielort sicher erreicht, erhält jeder einen Begleitschein, auf dem der Name sowie Station und Zimmernummer stehen.
Was kommt in welchen Schrank?
Große Anstrengungen haben die Organisatoren unternommen, dass sich das Personal in dem zehngeschossigen Neubau mit 3000 Räumen schnell zurechtfindet. So haben die Mitarbeiter bei Begehungen und etlichen Informationsveranstaltungen die Häuser kennengelernt, seit Anfang August laufen die Schulungen für rund 1500 Beschäftigte. „Es wird schon im Detail festgelegt, was in welchen Schrank kommt“, sagt Planer Kroll. Trotz der „vielen neuen Schnittstellen“, die sich für die Beschäftigten in dem komplexen Doppelneubau ergeben, hofft er auf eine „möglichst schnelle Inbetriebnahme“. Sehr erfreut ist der Kinderarzt über die Beteiligung der Mitarbeiter, die den Umzug während des laufenden Betriebs vorbereiten müssen. „Am Anfang war die Haltung abwartend und verhalten“, sagt Martin Kroll. „Jetzt ist das Engagement sehr groß. Den größten Teil des Umzugs organisieren die Mitarbeiter selber.“