Für eingefleischte Nutzer älterer Office-Versionen ist das gewöhnungsbedürftig. Denn nicht immer weiß man, welcher Befehl in welcher Befehlsgruppe zu finden ist. Der Vorteil ist, dass man so immer alles auf einen Blick hat, statt sich lange durch komplexe Dialoge klicken zu müssen. Die Ribbons stehen nun erstmals auch im E-Mail-Programm Outlook zur Verfügung.

Veränderungen gibt es nicht nur bezüglich der Benutzerführung, sondern auch in den Funktionen. So wurde den modernen Kommunikationsformen stärker Rechnung getragen als bisher. Powerpoint-Präsentation lassen sich beispielsweise direkt in ein Video umwandeln und verschicken. Kontaktlisten aus Sozialen Netzwerken wie Facebook oder Xing können direkt in Outlook importiert werden. Neu ist auch der "Outlook Social Connector", der Mails aufgrund des Inhalts der Betreffzeilen automatisch zu Dialoggruppen ordnet.

Das Erstellen von Diagrammen wurde stark vereinfacht


Zudem steht das neue Office erkennbar im Zeichen des "Cloud-Computing", des Arbeitens im Netz. Ob Word, Excel oder Powerpoint - überall stehen nun so genannte "Web Apps" zur Verfügung. Sie ermöglichen es, mit mehreren Mitarbeitern am gleichen Dokument zu arbeiten, an einem gemeinsamen Speicherplatz wie etwa Microsofts Sky Drive abzulegen und von unterwegs darauf zuzugreifen. Für Privatanwender ist dieser Service kostenlos, es muss nicht einmal Office installiert sein. Als Eintrittskarte dient lediglich eine Anmeldung bei "Office Live".

Da viele Nutzer regelmäßig Bildelemente in ihre Dokumente einfügen, wurden Bildbearbeitungsfunktionen in die Office-Programme integriert. Stark vereinfacht wurde auch das Erstellen von Diagrammen. Über die Schaltfläche "Diagramm" im Register "Einfügen" stehen alle erdenklichen Schaubildtypen zur Auswahl, die nur noch mit den gewünschten Daten gefüttert werden müssen.

Können in Office 2010 erstellte Dokumente auch auf Rechnern mit älteren Softwareversionen angezeigt und bearbeitet werden? Dank Kompatibilitätsmodus ist das problemlos möglich, auch wenn beispielsweise der Empfänger eines Word-Textes noch das alte Office 2003 verwendet.