Definition – Als Schatten-IT bezeichnet man Software oder ganze Prozesse im Bereich der Informationstechnologie, die von Fachabteilungen oder einzelnen Mitarbeitern in Unternehmen auf eigene Faust eingesetzt werden. Das offizielle IT-Management weiß nichts davon. Und so werden Software und Daten in dieser Schattenzone nicht nach dem offiziellen Firmenstandard beaufsichtigt und gewartet. Auch in der offiziellen Kostenrechnung für die IT taucht dieser Bereich nicht auf.
Grauzone – Das Spektrum reicht von der privaten App auf dem Smartphone, die auch für dienstliche Belange genutzt wird, über nicht autorisierte Varianten der Firmensoftware bis hin zu ganzen Verträgen mit IT-Anbietern, von denen die Verantwortlichen nicht in Kenntnis gesetzt werden. Je strenger die Richtlinien eines Unternehmens beispielsweise bezüglich Sicherheit oder Datenschutz sind, umso problematischer ist diese unregulierte, und vor allem wegen der steigenden Zahl an leicht zu buchenden Cloud-Angeboten, immer weiter gewachsene Grauzone.